Häufige Fragen

Fragen zur Anmeldung

Wer kann eBilanz-Online nutzen?

Die Anwendung ist für jeden, der seine Bilanz elektronisch an die Finanzverwaltung (gesetzlich verpflichtend oder freiwillig) übermittelt, nutzbar. Hierfür sind ein Internet-Zugang, eine gültige Email-Adresse und eine gültige deutsche Umsatzsteuer-ID erforderlich.

Kann ich mich kostenlos bei eBilanz-Online anmelden?

Ja. Die Anmeldung bei eBilanz-Online ist sowohl kostenfrei als auch unverbindlich. Erst bei erfolgreicher Übertragung eines validen Datensatzes an die Finanzverwaltung wird eine Gebühr entsprechend der im Preismodell beschriebenen Staffelung berechnet.

Gehe ich durch die Registrierung bei eBilanz-Online eine vertragliche Verpflichtung ein?

Mit der Registrierung bei eBilanz-Online und der Zustimmung zu den AGB’s kommt ein unbefristeter, jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbarer Nutzungsvertrag zustande. Dieser wird per E-Mail durch den Anbieter bestätigt. Alle Regelungen finden Sie auch in den Nutzungsbedingungen auf www.ebilanzonline.de.

 

Fragen zur Einrichtung

Für wie viele Unternehmen kann ich eBilanz-Online nutzen?

eBilanz-Online ist eine mandantenfähige Anwendung, in der beliebig viele Unternehmen (Mandanten) angelegt werden können. Pro Mandant können verschiedene Perioden (volle Wirtschaftsjahre aber auch Rumpfwirtschaftsjahre) angelegt und an das Finanzamt übermittelt werden. Die Anzahl der nutzbaren Mandanten und Perioden ist nicht begrenzt.

 

Fragen zur Sicherheit und zum Hosting

Wo werden meine Daten gespeichert?

Die erfassten Daten werden auf einem Server im Rechenzentrum unseres Kooperationspartners Bundesanzeiger Verlag GmbH, Köln, gespeichert. Die Übertragung erfolgt hierbei mittels sicherer SSL-Verschlüsselung. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung, wird die XBRL-Instanzdatei einschließlich des Übertragungsprotokolls, der Übertragungszeit und dem übertragenden Benutzer dauerhaft zwecks Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert. Die Daten können jedoch durch den Anwender jederzeit gelöscht werden.

Wünschen Sie keine temporäre oder dauerhafte Speicherung von Daten auf externen Servern, besteht die Möglichkeit, eBilanz-Online auf einem Server Ihres Unternehmens zu installieren.

Wie sicher sind meine Daten bei eBilanz-Online?

Die in eBilanz-Online erfassten Daten werden mittels SSL-Verschlüsselung an den o.g. Server und von dort an ERiC übertragen. Die eingesetzten Server werden im Rechenzentrum unseres Kooperationspartners Bundesanzeiger Verlag GmbH gehostet.

 

Fragen zum Mapping und zur Erfassung von Daten

Welche Taxonomien unterstützt eBilanz-Online?

Es werden alle von der Finanzverwaltung zugelassenen Taxonomien unterstützt. Diese werden auf der Webseite http://www.esteuer.de veröffentlicht.

Was ist zu tun, wenn die Finanzverwaltung eine neue Taxonomie veröffentlicht?

Die Finanzverwaltung aktualisiert die der Übertragung zugrundeliegenden Taxonomien und den für die Übertragung der XBRL-Instanzdatei erforderlichen ERiC (Elster Rich-Client) in regelmäßigen Abständen. Kurz nach der Veröffentlichung einer neuen Taxonomie wird diese in eBilanz-Online zur Verfügung gestellt. Eine Übertragung auf Basis der neuen Taxonomie ist dann für solche Veranlagungszeiträume möglich, für die diese Taxonomie zugelassen ist. Hierzu ist in eBilanz-Online lediglich eine neue Periode anzulegen, der die neue Taxonomie zugeordnet wird.

Unterstützt eBilanz-Online das Mapping meiner Summen-/Salden-Liste auf die Taxonomie?

Ja. Im Import-Bereich von eBilanz-Online können sowohl die Kontenpläne als auch die vollständigen Bilanz- und GuV-Strukturen auf die jeweils benötigte Taxonomie zugeordnet ("gemappt") werden. Hierfür steht ein sog. Drag-and-Drop-Mechanismus zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit des Imports eines außerhalb von eBilanz-Online erstellten Mappings mittels einer Excel-Schnittstelle.

Wo kann ich die Mappingregeln definieren?

Zum einen können Sie in den entsprechenden Masken Zuordnungsdateien im Excel-Format runterladen und z.B. für die Bilanz Ihre Konten der Taxonomie zuordnen. Mit dem Hochladen dieser Datei sind die Regeln definiert. Nun können Sie Dateien mit Konten und Werten importieren, ohne zusätzlich manuell mappen zu müssen.

Zum anderen ist ein Import-Modul vorhanden, in dem Sie komplette Bilanzstrukturen, Mappings und Salden hochladen können. Damit sind alle Strukturen und Mappingregeln sofort allen Masken hinterlegt.

Unterstützt mich eBilanz-Online bei der Erstellung der Überleitungsrechnung?

Ja. Für die Erstellung der Überleitungsrechnung stellt eBilanz-Online eine eigene Funktionalität zur Verfügung. Mittels dieser können die handelsbilanziellen Werte automatisch übernommen und an die steuerlichen Wertansätze angepasst werden.

Können mit eBilanz-Online Daten aus der Vorperiode in die aktuelle Periode übernommen werden?

Sowohl im GCD- wie auch im GAAP-Modul besteht die Möglichkeit, die eingegebenen Daten als Excel-Dateien zu exportieren. Somit können Daten der Vorperiode exportiert und in die aktuelle Periode wieder importiert werden.

Muss eine Überleitungsrechnung übertragen werden?

Entsprechend der Vorgaben durch die Finanzverwaltung haben Sie sowohl die Möglichkeit eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung als auch nur eine Steuerbilanz zu übertragen.

Wie kann ich meine Daten in eBilanz-Online eingeben? Bietet die Anwendung Schnittstellen zum Import meiner Daten an?

Sie können die Daten aus Ihrer Buchhaltung in eBilanz-Online in den dafür vorgesehenen Bereichen (Import-Modul, GCD-Modul, GAAP-Modul) manuell eingeben oder über eine komfortable Excel-Schnittstelle importieren.

Kann der Import von Daten auch auf die Mussfelder begrenzt werden?

Ja, solange die Werte eindeutig den Taxonomie-ID’s zugeordnet sind. Auch bei den GCD-Daten. eBilanz-Online ordnet die Werte jeweils richtig zu und zeigt dann z.B. die kompletten GCD Felder, wie sie in der Taxonomie vorgegeben sind. Alle Felder die leer importiert werden, werden automatisch mit „NIL“ bewertet.

 

Fragen zur Validierung

Validiert eBilanz-Online die erfassten Daten vor einer Übertragung?

Um eine mehrfache Übergabe der Daten an den ERiC (Elster Rich-Client) aufgrund von Erfassungsfehlern zu vermeiden, können insbesondere die Daten im GCD-Modul vorvalidiert werden.

 

Fragen zur Bezahlung

Wie erfolgt die Bezahlung?

Die Bezahlung erfolgt durch ein Guthabensystem. Hierzu stehen die Bezahlsysteme Paypal, Sofortüberweisung oder Sepa-Bankeinzug zur Verfügung.

Ist es ausreichend, das Guthaben unmittelbar vor einer Übertragung aufzuladen?

Ja. Sobald ein ausreichend hohes Guthaben vorhanden ist, kann eine Übertragung stattfinden. Für die Anmeldung sowie die Eingabe von Daten ist kein Guthaben notwendig.

Wie kann ich das Guthaben kontrollieren?

Im Verwaltungsmenü können Sie jederzeit die Höhe des Guthabens sowie die Anzahl der bereits erfolgten Übertragungen einsehen.

Wie ist ein „valider Datensatz“ bzgl. der Preisberechnung definiert und worauf bezieht er sich?

Ein valider Datensatz enthält sämtliche Komponenten der Taxonomie. Hierzu zählen beispielsweise die gesamte Bilanz (einschl. aller Konten und Posten), die gesamte Gewinn- und Verlustrechnung usw. Damit berechnet sich der Preis nicht über einzelne Komponenten, sondern bezieht sich auf die erfolgreiche Übertragung des gesamten Datensatzes.

Entstehen durch ein eBilanz Online-Konto laufende Kosten?

Nein. Bei eBilanz-Online zahlen Sie lediglich für den Service der Übertragung Ihrer E-Bilanz an die Finanzverwaltung.

 

Fragen zur Übertragung

Wird das von der Finanzverwaltung erstellte Übertragungsprotokoll in eBilanz-Online gespeichert?

Ja. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung wird die XBRL-Instanzdatei einschließlich des Übertragungsprotokolls, der Übertragungszeit und dem übertragenden Benutzer zur Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert.

Kann ich den übertragenen Datensatz auch lokal speichern?

Sie können sich nach erfolgreicher Übermittlung die in eBilanz-Online gespeicherten Daten (XBRL-Instanzdatei und das Übertragungsprotokoll) anzeigen lassen und lokal auf Ihrem PC speichern. Falls gewünscht, können Sie die in eBilanz-Online gespeicherten Daten anschließend löschen. Diese gehen dann für immer verloren und können nicht wiederhergestellt werden.

Können mit eBilanz Online auch Kontennachweise mitübertragen werden?

Grundsätzlich ja. Sobald in eBilanz-Online mehrere Importkonten auf eine Position der Taxonomie gemappt werden, werden alle relevanten Informationen automatisch im Menüpunkt „Detailinformationen“ erfasst. Die Erfassung ist ebenso manuell möglich. Der Anwender kann selbst wählen, ob diese Detailinformationen mit übertragen werden.

Was tun, wenn ich nach erfolgreicher Übertragung Fehler in meinen Eingaben feststelle?

Sie können die Eingaben ändern und die E-Bilanz erneut übertragen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie im GCD-Modul „geänderte Bilanz“ auswählen, damit sie von der Finanzverwaltung als korrigierte E-Bilanz anerkannt wird.

 

Übergreifende Fragen

Gibt es eine Hotline?

Für eBilanz-Online gibt es eine kostenfreie Support-Hotline, welche durch den Bundsanzeiger Verlag GmbH angeboten wird. Die Rufnummer ist auf der Webseite des Bundesanzeiger Verlages ersichtlich. Dessen ungeachtet stellt Ihnen das Programm ein ausführliches Benutzerhandbuch und eine Online-Hilfe zu jeder Maske. Für Diskussionen und einen Erfahrungsaustausch steht darüber hinaus das eBilanz-Online Forum zur Verfügung. Dieses kann über die URL http://www.forum.ebilanz.fwsb.de aufgerufen werden.

Kann ich die Anwendung außer zur Übertragung der E-Bilanz auch für die Übersendung an den Bundesanzeiger nutzen?

Ja. Neben der Übertragung der E-Bilanz kann eBilanz-Online auch zur Erstellung einer XBRL-Datei für die handelsrechtliche Offenlegung beim Bundesanzeiger genutzt werden.

Wie kann ich meinen Account löschen, falls ich die Anwendung nicht mehr nutzen möchte?

Als Administrator können Sie Nutzer, die Sie angelegt haben, deaktivieren oder auch löschen. Wollen Sie als Administrator dauerhaft gelöscht werden, können Sie den Nutzungsvertrag schriftlich, per Fax oder E-Mail jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündigen. Das Guthaben für nicht erfolgte Übertragungen wird Ihnen nach Abzug der Bearbeitungsgebühr (€ 20,- zzgl. MwSt.) rückerstattet. Liegt der Guthabenbetrag unter € 20,- entspricht das Restguthaben der Bearbeitungsgebühr und es erfolgt keine Erstattung. Bitte beachten Sie, dass bei einer Löschung des Accounts alle Daten von den Servern des Anbieters gelöscht werden.

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